Spätestens sechs Monate nach dem Abschluss eines geförderten Projekts bzw. nach dem Auslaufen eines Arbeitsstipendiums benötigt die Stiftung Kunstfonds einen schriftlichen Nachweis, um die Verwendung der Fördermittel zu überprüfen.

 

Für ein Arbeitstipendium besteht dieser Nachweis aus einem Sachbericht über die künstlerische Arbeit des Stipendiaten/der Stipendiatin im Förderjahr. Falls Kataloge im Förderzeitraum entstanden sind, erhält die Stiftung Kunstfonds drei Belegexemplare.

 

Der Verwendungsnachweis bzw. die Abrechnung für geförderte Projekte - künstlerische Vorhaben, Ausstellungen, Kataloge, Werkverzeichnisse, Dokumentationen - besteht aus einem Sachbericht zum Projektinhalt und einer tabellarischen Übersicht aller Projekteinnahmen und -Ausgaben, mit Datum versehen und chronologisch aufgelistet. Originalbelege oder Kopien müssen nicht vorgelegt werden, können aber von der Stiftung Kunstfonds und ggf. von deren Prüfbehörden (Kulturstiftung des Bundes, Bundesverwaltungsamt, Bundesrechnungshof) angefordert werden. Die Belege sind fünf Jahre aufzubewahren, sofern nicht andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorschreiben. Falls im Rahmen des geförderten Projekts Kataloge entstanden sind, erhält die Stiftung Kunstfonds drei Belegexemplare.

 

Beim Sonderfonds zur Förderung für Verlagspublikationen ist der geförderte Verlag verpflichtet, die in der Vorkalkulation zum Druckkostenzuschuss aufgeführten Ausgaben nachzuweisen (Rechnungskopien) und die Einnahmen bzw. Erlöse aufzulisten. Sollten die in der Vorkalkulation geschätzten Erlöse überschritten werden, ist der Verlag gehalten, den Druckkostenzuschuss (teilweise) zurückzuzahlen und dies mit der Stiftung Kunstfonds entsprechend abzurechnen.